Vous voulez planifier et organiser votre propre événement ou séminaire rentable en tant qu’orateur ? Consultez ces conseils sur la façon de planifier un séminaire réussi.

Étape 1 : Définissez les objectifs de votre séminaire

Avant toute chose, vous devez établir les objectifs de votre séminaire. Que voulez-vous atteindre grâce à lui ? Une fois que vous avez déterminé cela, vous pouvez maintenant déterminer les sujets qui seront abordés. Les objectifs et les thèmes sont très importants car ils attireront votre public. Votre liste d’orateurs en dépendra également.

Faites des recherches sur ce que votre public cible a besoin d’apprendre, et jouez sur vos points forts. Que pouvez-vous leur offrir dans votre domaine d’expertise ? À partir de là, voyez comment vous pouvez répondre à leurs besoins de la manière la plus pertinente possible. Par exemple, ma force réside dans mon message, qui est l’histoire de ma vie. Je partage donc mon histoire de vie pour aider mon public à trouver son propre message à partager avec le monde.

Il est très utile de mettre en évidence les avantages de votre séminaire. Vous pourrez utiliser ces avantages plus tard, lorsque vous commercialiserez votre événement.

Étape 2 : Identifiez votre public cible

Une fois la première étape franchie, vous pouvez identifier votre public cible. Vous en avez peut-être déjà une vague idée en créant vos objectifs et vos sujets. Il est maintenant temps de consolider leur profil. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une exigence absolue, il serait utile de préciser leurs caractéristiques démographiques et psychographiques. Vous pourrez ainsi affiner le profil de votre public et augmenter vos chances d’organiser un séminaire ou une conférence sur mesure.

Étape 3 : Identifiez votre liste d’intervenants

Après avoir déterminé vos objectifs, vos sujets et votre public cible, vous pouvez sélectionner les orateurs de votre événement. Vérifiez leurs antécédents et leurs honoraires de conférencier. Comme indiqué précédemment, la liste des intervenants dépendra des sujets à aborder.

Pour que les intervenants soient efficaces, ils doivent être des experts en la matière sur les sujets qui intéressent votre public cible. Votre liste d’orateurs ne doit pas nécessairement être composée de célébrités, mais des orateurs influents ne feront certainement pas de mal. Et, soyez toujours prêt au pire – assurez-vous d’avoir des conférenciers de rechange au cas où vos premiers choix déclineraient votre invitation.

Étape 4 : Planifiez les détails de l’événement

C’est maintenant que commencent les détails de l’organisation d’un séminaire ou d’une conférence. Planifiez les détails de votre événement en fonction de vos besoins, et soyez aussi précis que possible. Pour lancer votre planification, je vais vous donner quelques éléments généraux à ajouter à votre liste de contrôle :

Date de l’événement

Heure

Lieu

Programme

Matériel de séminaire

Marketing de l’événement

Hôte

Fournisseurs

Logistique

Rafraîchissements

Jetons et cadeaux publicitaires

Lorsque vous planifiez votre événement, n’oubliez pas d’inclure des plans d’urgence pour chacun d’entre eux. Cela peut grandement vous aider, vous et votre équipe, si des problèmes inattendus et de dernière minute surviennent.

Étape 5 : Prévoyez vos coûts et votre budget

C’est l’une des parties les plus importantes de la planification d’un séminaire ou d’une conférence. L’attention portée aux détails vous évitera des déboires financiers, il est donc impératif de ne pas sous-estimer ou surestimer les coûts. Si vous disposez de fonds spécifiquement alloués à votre événement, vous pouvez travailler en fonction de ce budget. Sinon, vous devez d’abord prévoir vos coûts, puis déterminer le montant que vous devez réunir pour tout couvrir. Vous pouvez également décider de faire payer ou non votre séminaire ou votre conférence.

Voici quelques-uns des éléments que vous pouvez inclure dans vos coûts :

Location de la salle

Honoraires des orateurs

Marketing de l’événement

Frais d’accueil

Honoraires des fournisseurs

Rafraîchissements

Jetons et cadeaux

Matériel de séminaire

Comme pour l’étape précédente, vous devez également préparer un budget d’urgence pour couvrir les coûts imprévus.

Étape 6 : Invitez vos intervenants

Cette étape peut également être réalisée après avoir sélectionné votre liste d’intervenants. Idéalement, vos intervenants devraient avoir confirmé leur présence au moins un mois avant la date de l’événement. Par conséquent, vos invitations doivent être envoyées avant cette date. N’oubliez pas de donner une date limite de confirmation ! Vous aurez ainsi suffisamment de temps pour remplacer vos orateurs si nécessaire.

Étape 7 : Commercialisez votre événement

Cette étape est idéalement réalisée lorsque vous avez déjà confirmé les orateurs. Lorsque je commercialise mon événement, je m’assure de mettre en avant ses avantages pour attirer mon public cible (mettre en avant des orateurs influents ne fait pas de mal non plus). Outre la publicité habituelle, j’aime aussi me connecter directement avec mon public cible.

Avant de commencer à communiquer sur votre événement, vous devez préparer les éléments suivants, s’ils sont applicables :

Save the date

Invitations

Affiches

Vous pouvez également opter pour l’envoi d’invitations électroniques afin d’économiser sur les coûts d’impression. La commercialisation de votre événement est également limitée dans le temps. Vous devez donc fixer une date limite pour l’inscription ou la confirmation de la participation. Cela vous permettra de prévoir le nombre de participants et vous aidera à préparer suffisamment de matériel pour le séminaire.